PIM vs. ERP.
Welches System für welchen Zweck?

Definition PIM-System (Product Information Management)

Ein PIM-System ist eine zentrale Plattform zur Verwaltung marketingrelevanter Produktinformationen wie Produktbeschreibungen, technische Spezifikationen und digitale Assets. Als Single-Source-of-Truth integriert es Produktdaten aus unterschiedlichen Quellen an einer zentralen Stelle und ermöglicht so ein äußerst effizientes und ressourcenschonendes Datenmanagement.

Zu den Hauptfunktionen gehören die Konsolidierung, Verwaltung und Pflege von Produktdaten sowie deren gezielte Verteilung in verschiedene Ausgabekanäle.

Mit den Vorteilen eines PIM-Systems haben wir uns bereits in diesem Beitrag ausgiebig beschäftigt: PIM-Vorteile

Hier nochmal die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Unternehmensweiter Zugriff auf aktuelle und vollständige Produktdaten
• Geringeres Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen
• Effiziente Workflows zur Datenpflege und -anreicherung
• Kürzere Time-to-market
• Konsistente Produkterlebnisse über alle Kanäle hinweg

Definition ERP-System (Enterprise Resource Planning)

Ein ERP-System ist eine betriebswirtschaftliche Softwarelösung, die sämtliche Kernprozesse eines Unternehmens in einem zentralen System bündelt, automatisiert und steuert. Dazu zählen unter anderem Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Logistik, Services und Beschaffung.

Oft wird das ERP mit einem zentralen Nervensystem gleichgesetzt, da es alle Prozesse und Daten vereint, die für einen täglichen Geschäftsbetrieb notwendig sind.

Knapp 81 % der großen Unternehmen (> 250 Mitarbeiter) in Deutschland hatten im Jahr 2021 ein ERP im Einsatz und profitierten unter anderem von folgenden Vorteilen:

• Kontinuierlicher Überblick über gesamte Geschäftsabläufe
• Aktuelle und konsistente Daten im ganzen Unternehmen
• Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse
• Effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit
• Einfachere Entscheidungsfindung durch Echtzeit-Informationen

Vergleich: PIM vs. ERP

Auf den ersten Blick scheinen sich PIM- und ERP-Systeme in vielen Funktionsbereichen und   den zugehörigen Vorteilen zu überschneiden.

Zum Beispiel:

• Zentrale Informationsverwaltung
• Unternehmensweiter Zugriff auf aktuelle Daten
• Automatisierte Prozesse
• Geringeres Fehlerrisiko
• Effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Bei näherer Betrachtung zeigen sich jedoch deutliche Unterschiede in den Schwerpunkten und Funktionalitäten beider Systeme, die maßgeblich davon abhängen, welche Aspekte der Unternehmensführung im Fokus stehen – sei es die Verwaltung von Produktinformationen im Marketingkontext oder die umfassende Steuerung betrieblicher Abläufe.

Der Vergleich zeigt, dass die Entscheidung nicht auf ein „Entweder-Oder“ hinausläuft, da sich die strategischen Schwerpunkte der beiden Lösungen deutlich unterscheiden. Zwar werden auch im ERP-System Produktdaten erfasst und verarbeitet, der Umfang dieser Daten ist jedoch deutlich geringer als in einem PIM-System. So ist das ERP nicht darauf ausgelegt, Attribute, digitale Assets oder Produktvarianten miteinander zu verknüpfen. Das PIM wiederum ist nicht in der Lage, die Komplexität des ganzheitlichen ERP-Ansatzes abzubilden.

So unterschiedlich ERP und PIM auch sind: Unternehmen können von einer Integration beider Systeme in hohem Maße profitieren.

Wie kann die Integration von ERP und PIM aussehen? - Ein Beispiel

Ein Fahrradhersteller nutzt ein ERP-System, um den gesamten Lebenszyklus seiner Fahrräder abzubilden - von der Beschaffung der Einzelteile über die Fertigung bis hin zur Lagerung und zum Verkauf. Im ERP-System kann jedes Fahrrad anhand eindeutiger Kriterien wie der Artikelnummer oder Bezeichnung identifiziert werden.

Diese Informationen sind für interne Zwecke ausreichend, bieten dem Verbraucher aber nur einen begrenzten Mehrwert. Ob auf der Website, im Webshop oder im Printkatalog - der Kunde benötigt detaillierte Beschreibungen und Bilder, um sich einen umfassenden Überblick über das Produktangebot zu verschaffen. Hier tritt das PIM-System in Aktion.

Das PIM-System als perfekte Ergänzung zum ERP:

• Grundlegende Stammdaten, wie die Bezeichnung und Artikelnummer können nahtlos aus dem ERP an das PIM übertragen werden. Dort werden die Daten mit kundenrelevanten Attributen wie technischen Spezifikationen, Farbvarianten und Bildern angereichert und automatisch an verschiedene Kanäle verteilt.
• Das PIM-System fungiert als kollaboratives Tool, das verschiedenen Abteilungen den gleichzeitigen Zugriff auf Produktdaten ermöglicht. Verschiedene Vorbereitungsprozesse können parallel ablaufen, was die Time-to-Market für neue Produkte erheblich verkürzt. Selbst wenn noch nicht alle Daten verfügbar sind, kann beispielsweise der Vertrieb einen Teil der Informationen nutzen, um das neue Produkt frühzeitig bei Kunden anzukündigen.
• Die Datensynchronisation zwischen ERP und PIM kann grundsätzlich in beide Richtungen erfolgen. So ist es auch möglich, neue Produkte initial im PIM anzulegen und erst dann in das ERP zu übertragen, wenn die Daten vollständig und das Produkt verkaufsbereit ist. Auf diese Weise werden bis zum Verkaufsstart keine unnötigen Ressourcen im ERP gebunden und alle Abteilungen können von Anfang an effizient an der Markteinführung mitarbeiten.

Fazit

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Zusammenspiel zwischen ERP und PIM zu gestalten. Dabei ist es essentiell zu bestimmen, welches System als führend gilt und somit die Datenhoheit innehat. Diese Entscheidung ist je nach Anwendungsfall individuell zu treffen. Grundsätzlich sind Unternehmen, die eine Integration von ERP und PIM realisieren, bestens gerüstet, um sowohl den internen als auch den externen Anforderungen an aktuelle Produktinformationen mehr als gerecht zu werden.

Haben Sie Fragen zur Integration von PIM und ERP in Ihrem Unternehmen? Dann kontaktieren Sie uns! Unser VeloPIM-Team hilft Ihnen gerne weiter.